Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец
1. Общие понятия и область применения
1.1. Определение терминов:
база персональных данных - именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и / или в форме картотек персональных данных;
ответственное лицо - определенное лицо, которое организовывает работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке в соответствии с законом;
владелец базы персональных данных - физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом;
Государственный реестр баз персональных данных - единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;
общедоступные источники персональных данных - справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированы сборники открытой информации, содержащих персональные данные, размещенные и опубликованные с согласия субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект персональных данных оставляют свои персональные данные (кроме случаев, когда субъектом персональных данных прямо указано, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);
согласие субъекта персональных данных - любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной цели их обработки;
обезличивание персональных данных - изъятие сведений, которые позволяют идентифицировать личность;
обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий, совершенных полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и / или в картотеках персональных данных, связанные со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличением, уничтожением сведений о физическом лице;
персональные данные - сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;
распорядитель базы персональных данных - физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и / или распорядителем базы персональных данных поручено осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;
субъект персональных данных - физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;
третье лицо - любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которой владельцем или распорядителем базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;
особые категории данных - персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни.
1.2. Данное Положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, непосредственно осуществляющих обработку и / или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.
2. Перечень баз персональных данных
2.1. Продавец является собственником таких баз персональных данных:
• база персональных данных контрагентов.
3. Основания обработки
3.1. Согласие субъекта персональных данных является добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной цели их обработки. Такое согласие предоставляется путем отметки на электронной странице или предоставлением письменного документа на бумажном носителе, что позволяет идентифицировать физическое лицо, данные которой обрабатываются.
3.2. Согласно действующему законодательству Украины, кроме согласия Субъекта, основаниями обработки персональных данных, используемых Владелецом, являются:
• заключение и исполнение сделки, стороной которого является субъект персональных данных или который заключен в пользу субъекта персональных данных или для осуществления мероприятий, предшествующих заключению сделки по требованию субъекта персональных данных;
• защита жизненно важных интересов субъекта персональных данных;
• необходимость исполнения обязанности Владельца персональных данных, который предусмотрен законом;
• необходимость защиты законных интересов Владельца или третьего лица, которому передаются персональные данные, кроме случаев, когда необходимости защиты основных прав и свобод субъекта персональных данных в связи с обработкой его данных преобладают такие интересы.
4. Цель обработки персональных данных
4.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставления, получения и осуществления расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».
5. Права субъекта обработки
5.1. Права субъекта обработки персональных данных и гарантии конфиденциальности устанавливаются действующим законодательством Украины, в частности Законом Украины «О защите персональных данных», в частности он имеет право:
• знать о местонахождении базы персональных данных, содержащей его персональные данные, ее назначение и наименование, местонахождение и / или место жительства (пребывания) владельца или распорядителя этой базы или дать соответствующее поручение о получении этой информации уполномоченным им лицам, кроме случаев, установленных законом ;
• получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, включая информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;
• на доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;
• получать не позднее чем за тридцать календарных дней со дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его персональных данных, которые хранятся;
• предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении полномочий, предусмотренных законом;
• предъявлять мотивированное требование об изменении или уничтожение своих персональных данных любым владельцем и распорядителем этой базы, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;
• на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной потери, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, непредоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или порочащих честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;
• обращаться по вопросам защиты своих прав персональных данных в органы государственной власти, органов местного самоуправления, к полномочиям которых относится осуществление защиты персональных данных;
• применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.
6. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, сообщение о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных
6.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной цели их обработки.
6.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлена в следующих формах:
• документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющий идентифицировать этот документ и физическое лицо;
• электронный документ, который должен содержать обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта персональных данных;
• отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемой в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.
6.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.
6.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, права, определенные Законом Украины «О защите персональных данных», цель сбора данных и лиц, которым передаются его персональные данные осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательства.
6.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных) запрещается.
7. Категории собираемых данных
7.1. Собираемые владельцем данные включают: куки-файлы (cookies), данные по использованию сайта, адрес электронной почты, фамилию, имя пользователя на сайте, номер телефона, реквизиты банковских платежных инструментов.
8. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
8.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленной владельцу персональных данных на обработку этих данных, или в соответствии с требованиями закона.
8.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не может их обеспечить.
8.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос о доступе (далее - запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.
8.4. В запросе указываются:
• фамилия, имя и отчество, место жительства (место нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, подающее запрос (для физического лица - заявителя);
• наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица - заявителя);
• фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого делается запрос;
• сведения о базе персональных данных, в отношении которого подается запрос, сведения о владельца или распорядителя этой базы персональных данных;
• перечень персональных данных, которые запрашиваются;
• цель и / или правовые основания для запроса.
8.5. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения лица, подающего запрос, запрос будет задовольнен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.
8.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается в случае, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, затронутых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.
8.7. Сообщение об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.
8.8. В сообщении об отсрочке указываются:
• фамилия, имя и отчество должностного лица;
• дата отправки сообщения;
• причина отсрочки;
• срок, в течение которого удовлетворен запрос.
8.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен по закону.
8.10. В сообщении об отказе указываются:
• фамилия, имя, отчество должностного лица, которое отказывает в доступе;
• дата отправки сообщения;
• причина отказа.
8.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суде.
9. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, непосредственно осуществляющие обработку и / или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
9.1. Владельца базы персональных данных оборудованы системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают потери, кражи, несанкционированное уничтожение, искажения, подделки, копирование информации и отвечают требованиям международных и национальных стандартов.
9.2. Ответственное лицо организовывает работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке в соответствии с законом. Ответственное лицо определяется приказом владельца базы персональных данных. Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке указываются в должностной инструкции.
9.3. Ответственное лицо обязано:
• знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных;
• разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными или служебными или трудовыми обязанностями;
• обеспечить выполнение сотрудниками владельца базы персональных данных требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных;
• разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, который, в частности, должен содержать нормы о периодичности осуществления такого контроля;
• сообщать владельцу базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений;
• обеспечить хранение документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и сообщения указанного субъекта о его правах.
9.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:
• получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, выданные Владельцем базы персональных данных, связанные с обработкой персональных данных;
• делать копии с полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;
• участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;
• вносить на рассмотрение предложения по улучшению деятельности и совершенствование методов работы, подавать замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;
• получать объяснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;
• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
9.5. Работники, непосредственно осуществляющих обработку и / или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных.
9.6. Работники, имеющие доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку, обязаны не допускать разглашения в любой способ персональных данных, которые им было доверено или которые стали известны в связи с исполнением профессиональных или служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действующее после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.
9.7.Особи, имеющих доступ к персональным данным, в том числе, осуществляют их обработку в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность согласно законодательству Украины.
9.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные сохраняются, но в любом случае не более срока хранения данных, определенного согласия субъекта персональных данных на обработку этих данных.
10. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
10.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любых сведений о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме случаев, установленных законом.
10.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.
10.3. Субъект персональных данных подает запрос о доступе (далее - запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.
В запросе указываются:
• фамилия, имя и отчество, место жительства (место нахождения) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;
• другие сведения, позволяющие идентифицировать личность субъекта персональных данных;
• сведения о базе персональных данных, в отношении которого подается запрос, сведения о владельца или распорядителя этой базы;
• перечень персональных данных, которые запрашиваются.
10.4. Срок изучения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных доводит до сведения субъекта персональных данных, запрос будет удоволетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенной в соответствующем нормативно-правовом акте.
10.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.
11. Методы обработки
11.1. Владелец принимает соответствующие меры безопасности для предотвращения несанкционированного доступа, раскрытию, модификации или несанкционированного уничтожения данных.
11.2. Обработка данных осуществляется с использованием компьютеров и / или ИТ-инструментов, придерживаются организационных процедур и режимов, строго связанных с указанными целями. Кроме Владельца, в некоторых случаях доступ к Данным может быть предоставлен ответственным лицам Владельца или третьим лицам (например, поставщикам технических услуг, почтовым перевозчикам, хостинг-провайдерам). Перечень таких третьих лиц может быть приглашен у собственника в любое время.
12. Место обработки
12.1. Данные обрабатываются в офисах Владельца и в других местах, где находятся третьи лица, участвующие в процессе обработки. Передача данных может включать передачу данных субъекта в другие страны, кроме Украины.
13. Срок хранения
13.1. Персональные данные хранятся Владельцем и третьими лицами столько, сколько требует выполнения целей сбора таких категорий данных. По истечении срока хранения, данные удаляются.
14. Подробная информация по сбору
14.1. Аналитика
Услуги по этому разделу позволяют Владельцу контролировать и анализировать веб-трафик, а результаты их предоставления могут использоваться для отслеживания поведения субъектов и дальнейшей оптимизации хозяйственной деятельности Владельца.
Google Analytics.
Google Analytics - это услуга веб-анализа, которую ведет Google Inc. ( "Google"). Google использует собранные данные для отслеживания и изучения использования этой программы, для подготовки отчетов о своей деятельности и общего доступа к ним с другими службами Google.
Google может использовать собранные данные для контекстуализации и персонализации объявлений своей рекламной сети.
Собираемые данные: куки-файлы, данные пользования.
Страна обработки США.
Политика конфиденциальности: https://policies.google.com/privacy?hl=uk
Google Tag Manager.
Google Tag Manager - это услуга по аналитике, которую предоставляет Google Inc.
Собираемые данные: куки-файлы, данные пользования.
Страна обработки США.
Политика конфиденциальности: https://policies.google.com/privacy?hl=uk
Google Ads conversion tracking.
Отслеживание конверсий объявлений Google - это служба аналитики, предоставляемой компанией Google LLC, которая сочетает данные по рекламной сети объявлений Google с действиями, выполненными на сайте.
Собираемые данные: куки-файлы, данные пользования.
Страна обработки США.
Политика конфиденциальности (на английском и русском): https://twitter.com/en/privacy https://twitter.com/ru/privacy
14.2. Взаимодействие с внешними социальными сетями и платформами
Эти услуги позволяют взаимодействовать с социальными сетями или другими внешними платформами непосредственно через веб-сайт brw.ua. Взаимодействие и информация, полученная с помощью этих услуг, всегда подлежит настройке конфиденциальности для каждой социальной сети. Этот тип услуг может собирать данные о трафике для страниц, на которых установлено услугу, даже если субъекты не пользуются этими социальными сетями. Рекомендуется выйти из соответствующих аккаунтов социальных сетей, чтобы убедиться, что обработанные данные этой программы не были подключены к профилю субъекта.
Кнопка лайка Facebook и социальные виджеты.
Кнопка лайка Facebook и социальные виджеты - это услуги, позволяющие взаимодействовать с социальной сетью Facebook, предоставляется компанией Facebook, Inc.
Собираемые данные: куки-файлы, данные пользования.
Страна обработки США.
Политика конфиденциальности: https://www.facebook.com/privacy/explanation
14.3. Связь с субъектом
Эти услуги используются Владельцем для производства мероприятий по коммуникации с субъектами.
Регистрационная форма (форма заказа)
Данные, полученные владельцем с помощью этой услуги, используются Владельцем для обратной связи с Субъектом.
Собираемые данные: имя и фамилия, номер телефона, адрес электронной почты.
Страна обработки: Украина.
Рассылка предложений и новостей
При регистрации для рассылки новостей, адрес электронной почты будет добавлен в список контактов тех, кто может получать сообщения электронной почтой, содержащих информацию коммерческого или рекламного характера в отношении товаров Владельца.
Собираемые данные: имя и фамилия, адрес электронной почты.
Страна обработки: Украина.
14.4. Обработка платежей
Эти услуги используются для безопасных транзакций между Субъектом и Владельцем. Владелец предоставляет посреднику по обработке платежей только необходимые для обеспечения его работы данные.
LiqPay
Система LiqPay - это платежный сервис ПриватБанка, предназначенный для упрощения проведения расчетов между физическими лицами, юридическими лицами и / или физическими лицами - предпринимателями в сети Интернет с помощью персональных компьютеров и / или других мобильных устройств.
Собираемые данные: только те, которые нужны для работы системы.
Страна обработки: Украина.
Правила оказания услуг: https://docs.google.com/document/d/1pcjFV22NNCMRrq7m7mzl6RIs8Wq0hMstBcx60kAv7-w/edit
14.5. Ремаркетинг и поведенческий таргетинг
Этот тип услуг позволяет Владельцу и его партнерам оптимизировать рекламу на основе предварительного использования Пользователем сайта. Эта деятельность осуществляется путем отслеживания данных использования куки-файлов, информации, которая передается партнерам, осуществляющим ремаркетинг и поведенческий таргетинг.
Facebook Custom Audience
Facebook Custom Audience - это служба ремаркетинга и поведенческого таргетинга, предоставляемой компанией Facebook, Inc., которая сочетает веб-сайт с рекламной сетью Facebook.
Собираемые данные: куки-файлы, адрес електронноъ почты.
Страна обработки США.
Политика конфиденциальности: https://www.facebook.com/privacy/explanation
Facebook Remarketing
Facebook Remarketing - это услуга ремаркетинга и поведенчиского таргетинга, предоставляемой компанией Facebook, Inc., которая связывает сайт с рекламной сетью Facebook.
Собираемые данные: куки-файлы, данные пользования.
Страна обработки США.
Политика конфиденциальности: https://www.facebook.com/privacy/explanation
eSputnik
eSputnik - это ряд услуг по маркетингу, позволяющие Владельцу оптимизировать свою деятельность и продвигать товары.
Собираемые данные: куки-файлы, данные пользования, адрес электронной почты.
Страны обработки: Украина, Россия, США, Великобритания, Франция.
Политика конфиденциальности (на русском): https://esputnik.com/politika-konfidencialnosti
Criteo
Criteo - это ряд услуг по маркетингу и таргетингу, позволяющие Владельцу оптимизировать свою деятельность и продвигать товары.
Собираемые данные: куки-файлы, данные пользования, адрес электронной почты.
Страны обработки Нидерланды, США, Испания, КНР, ОАЭ, Индия, Турция, Великобритания, Италия, Россия, Германия, Япония, Бразилия, Республика Корея, Сингапур, Швеция, Австралия.
Политика конфиденциальности (на русском): https://www.criteo.com/ru/privacy/
AdRolls
AdRolls - это ряд услуг по маркетингу и таргетингу, позволяющие Владельцу оптимизировать свою деятельность и продвигать товары.
Собираемые данные: куки-файлы, данные пользования, данные о браузере и устройства, адрес электронной почты.
Страна обработки США.
Политика конфиденциальности (на английском): https://www.adrollgroup.com/privacy
15. Государственная регистрация базы персональных данных
15.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины «О защите персональных данных».